U staat aan het begin van een keuzetraject voor een urenregistratiesysteem voor uw organisatie. Wat is er allemaal te koop? Wat zijn de wensen van de verschillende gebruikersgroepen binnen uw organisatie? Hoe zorgt u ervoor dat u het juiste systeem kiest en dat dit systeem ook zo voorspoedig mogelijk geïmplementeerd wordt?
Het aantal urenregistratiesystemen op de markt is erg groot, maar wat applicaties bieden aan functionaliteit verschilt nogal van systeem tot systeem. Het maken van de juiste keuze is daardoor een lastig proces. Dit document geeft u kant–en-klare rijtjes van applicaties en de functionaliteit die ze bieden waaruit u uw keuze kunt maken. Dit document beschrijft stap voor stap hoe u op een gestructureerde wijze zelf uw keuze maakt uit het aanbod aan systemen. We beschrijven in dit document een zestal stappen die samen een weloverwogen keuzetraject vormen.
Inventarisatie van wensen
Wat zijn de behoeften van de toekomstige gebruikers van het systeem en wat is er eigenlijk allemaal te koop? Op basis van dit hoofdstuk stelt u zelf een lijst van eisen en wensen op.
Longlist en shortlist
Met de eisen- en wensenlijst uit de eerste stap in de hand maakt u uit het totale aanbod van urenregistratiesystemen een lijst met de applicaties die het best aan uw eisen voldoen.
Demonstratie
Nu u weloverwogen een shortlist met potentiële kandidaten heeft samengesteld is het tijd om te kijken of deze hun beloften ook echt waar kunnen maken middels een live demo.
Testomgeving
Nadat u heeft gekozen voor het systeem dat het best bij uw organisatie aansluit en dat in de demo ook een goede indruk heeft achtergelaten, is het verstandig om de verschillende gebruikersgroepen echt met het systeem te laten kennismaken.
Live gaan
Er is een weloverwogen keuze gemaakt en alle twijfels rond het gekozen systeem zijn weggenomen. Het is tijd om het systeem echt in productie te gaan nemen. Waar moet je op letten en wat kan je doen om deze live gang zo soepel mogelijk te laten verlopen?
Beheerfase
De applicatie wordt als het goed is nu volop gebruikt. De laatste plooien zijn gladgestreken, maar het is nog geen tijd om achterover te leunen. Hoe zorgt u ervoor dat de applicatie vlekkeloos blijft functioneren?
Elke organisatie is uniek en de wensen die binnen een bepaalde organisatie leven kunnen erg verschillen van het wensenpakket van een ander. Maak bij het samenstellen van een eigen eisen- en wensenlijst een duidelijke keuze uit de functionaliteit die in stap 1 beschreven wordt. Zaken die leuk klinken maar in de praktijk niet gebruikt gaan worden, maken de applicatie wellicht nodeloos complex en traag. De aard van de organisatie bepaalt vaak ook hoe het implementatietraject zal worden ingericht. Bij het ene bedrijf is de implementatie een zorgvuldig uitgezet traject van maanden, bij een ander is het een snelle, intensieve actie van een paar dagen. Kortom, gebruik uit dit document wat handig is voor uw keuze en implementatietraject en negeer gerust stappen waarvan u zeker weet dat ze voor u niet van toepassing zijn.