Als het tijdschrijven is gestart, de opstartproblemen zijn verholpen en iedereen weet hou hij zijn werk moet doen, treedt de beheerfase in. Deze fase is niet zo intensief als de voorgaande stappen, maar het is wel verstandig om regelmatig tijd te steken in het vlekkeloos laten functioneren van het urenregistratiesysteem.
Back-up
Back-upregime
Allereerst is het zaak om een goede back-uproutine in te stellen. Is het voldoende om elke dag een back-up te maken? Hoe lang moeten back-ups bewaard worden?
Een back-upschema zou kunnen zijn om één back-up per dag te bewaren van de laatste zeven dagen. Van de drie weken daarvoor bewaart u één back-up per week. Van de periode daarvoor bewaart u één back-up per maand. Op deze manier heeft u voldoende back-ups om fouten van de afgelopen zeven dagen te herstellen maar heeft u ook de mogelijkheid om de situatie van langer geleden op te roepen en deze te analyseren zonder absurd grote hoeveelheden data te moeten bewaren.
Wat wordt er geback-upt?
Bij een dagelijkse back-up is het back-uppen van de opgebouwde data (de database) het belangrijkste. Maar deze database is alleen goed bruikbaar als ook de bijbehorende applicatiesoftware in de juiste versie beschikbaar is. Een back-up van de database van versie 1.0 kan niet goed benaderd worden als de gebruikte applicatie ondertussen is geüpdatet naar versie 3.0. Zorg er dus voor dat zeker na een update van de applicatie niet alleen de database met de opgebouwde gegevens, maar ook de applicatie zelf geback-upt wordt.
Back-up testen
Het maken van back-ups gebeurt vaak geautomatiseerd. Als dat proces eenmaal loopt kijkt er vervolgens niemand meer naar, tot het moment dat er een serieus probleem optreedt. Hoe de back-up teruggezet moet worden is dan vaak nog een heel uitzoekwerk en het is niet fijn om er op zo’n stressmoment achter te komen dat de back-up niet goed gelukt is. Test daarom periodiek het terugzetten van een back-up en zorg voor een heldere beschrijving van de procedure van het terugzetten van de back-up. Dat werkt wel zo relaxed als alle gebruikers met smart zitten te wachten tot ze weer toegang tot de applicatie krijgen.
Performance ontwikkeling
Hoe langer een projectbeheersysteem gebruikt wordt hoe meer gegevens er in de database opgeslagen zijn. 100 medewerkers die elke week op 20 activiteiten uren registreren, levert op jaarbasis al 100 X 52 X 20 = 100.400 urenrecords op. Dergelijke aantallen moeten op zich geen probleem vormen voor een professionele applicatie, maar mocht de toename van het aantal medewerkers, klanten, projecten, planning-items en geregistreerde uren zorgen voor afname van de performance in bepaalde delen van de applicatie, dan wilt u dat graag opmerken vóórdat de gebruikers beginnen te klagen. Meet op belangrijke, veelgebruikte plekken in de applicatie de performance. Leg het resultaat van deze performancemeting vast en herhaal de meting van tijd tot tijd. Zijn er verslechteringen in de performance gevonden die tot problemen bij de gebruikers kunnen gaan leiden, neem dan contact op met de leverancier.
Nieuwe versies
Als het goed is komen er regelmatig nieuwe versies uit van het urenregistratie- of projectbeheersysteem. Nieuw versies lossen bugs op, voegen nieuwe functionaliteit toe en passen de applicatie aan, aan de eisen van de tijd.
Testomgeving
Om te voorkomen dat gebruikers bij de introductie van nieuwe functionaliteit voor verrassingen komen te staan, is het raadzaam om een testomgeving te gebruiken waar nieuwe versies eerst geïnstalleerd kunnen worden. In zo’n testomgeving kan vervolgens bekeken worden of het raadzaam is om de verschillende gebruikersgroepen van tevoren in te lichten over bepaalde wijzigingen in de applicatie.
Een testomgeving is ook een goede plek om alternatieven met betrekking tot de inrichting van de applicatie uit te proberen, of om maatwerk te beoordelen voordat deze in de productie-omgeving geïnstalleerd gaat worden.
Evaluatie
Als een applicatie gedurende langere tijd intensief gebruikt is door de gebruikersgroepen kunnen de verschillende medewerkersgroepen goed aangeven waar nog verbeteringen mogelijk zijn. Wellicht wordt een bepaalde informatiebehoefte gestild door verschillende rapportages met elkaar te combineren of door ze te exporteren naar Excel om ze zo na te bewerken. Het is dan niet moeilijk om in te schatten wat een maatwerkrapportage hier aan tijd kan besparen en of het laten maken van een dergelijke maatwerkrapportage rendabel is.