Elke organisatie is uniek. Hoe zorgt u ervoor dat een generieke applicatie toch naadloos aansluit op het unieke karakter van uw eigen organisatie? In hoeverre is een applicatie zodanig in te richten dat er ook ruimte is voor gegevens en structuren die specifiek voor uw organisatie van belang zijn?
Eigen velden definiëren
Kies bij voorkeur voor een systeem waar de belangrijkste zaken (klanten, projecten, medewerkers, etc.) uitgebreid kunnen worden met extra velden voor het invullen van voor u relevante informatie. In de ideale situatie kan voor dergelijke extra velden gekozen worden voor verschillende datatypen zodat de informatie eenvoudig ingevoerd kan worden en waardoor er ook gecontroleerd wordt of de ingevoerde gegevens inderdaad bijvoorbeeld een getal of een datum of een bedrag is. Als voor dergelijke eigen velden ook nog kan worden aangegeven of deze verplicht ingevuld moeten worden, biedt een dergelijk extra veld dezelfde mogelijkheden als een standaard veld in de applicatie.
Tonen eigen velden in rapportages
Met de mogelijkheid om eigen extra velden aan te maken, kan de applicatie beter geschikt worden gemaakt voor gebruik in uw eigen organisatie. De volgende stap is dan om deze eigen informatie ook te kunnen tonen in de rapportages die het systeem biedt.
Filteren op eigen velden
In sommige gevallen is het wenselijk om eigen velden te gebruiken om ook te kunnen filteren in rapportages en beheerschermen. Als bijvoorbeeld medewerkers door middel van een eigen veld zijn ingedeeld in verschillende vestigingsplaatsen, dan is het handig om hierop ook te kunnen filteren in rapportages.
Documenten koppelen
Bij projecten horen ook vaak documenten. Het is handig om dergelijke projectdocumenten te kunnen koppelen aan de in het systeem aanwezige klanten, projecten, medewerkers etc. Het zoeken naar project- of medewerkersbestanden op netwerkschijven is dan verleden tijd.
Flexibiliteit wensen/eisen