Zelf proberen of leverancier laten presenteren?
Een online demo-omgeving waar u zelf kunt “voelen” hoe de applicatie werkt, is mooi. Als de gebruikersinterface van de applicatie goed in elkaar steekt, kunt u ook zonder eerst de complete handleiding te lezen al een indruk krijgen van de werking van de applicatie. Maar houdt er rekening mee dat bij complexere applicaties op het eerste oog waarschijnlijk maar een fractie van de totale mogelijkheden die de applicatie biedt, te zien is.
Een mooi overzichtelijk scherm kan betekenen dat de producent goed nagedacht heeft over het zo helder mogelijk in beeld brengen van de benodigde zaken. Het kan echter ook betekenen dat de applicatie essentiële mogelijkheden mist…
Gebruik een online demo-omgeving om een eerste indruk te krijgen van een applicatie, maar realiseert u zich dat deze eerste indruk niet het hele verhaal vertelt.
Demo op afstand of demo bij u op locatie
Een aantal leveranciers van urenregistratiesoftware willen wel een demo geven, maar bieden dit alleen aan via het internet zonder zelf bij u op bezoek te komen. Dat scheelt de leverancier uiteraard veel tijd. In het goedkopere segment zijn de marges ook zo klein dat de terugverdientijd van een demo op locatie dit nauwelijks rendabel maakt. Een demo op afstand kan een goede eerste kennismaking zijn met een applicatie en het kan wellicht een handige optie zijn in de fase waarin u van een longlist naar een shortlist gaat. Voor het nemen van de uiteindelijke beslissing voor een nieuw urenregistratiesysteem of projectbeheerpakket voor uw organisatie is een “face to face”-demonstratie echter onontbeerlijk. Een leverancier die een langdurige relatie met u voor ogen heeft zal ook zelf willen zien wie de uiteindelijke gebruikers van zijn pakket zullen zijn. Om uw organisatie zo goed mogelijk met hun product op weg te helpen zullen ze u ook willen ontmoeten.
Het aanschaffen van een projectbeheersysteem is als het goed is het begin van een langdurige relatie tussen klant en leverancier. Een live demonstratie is dan een goede start.
Standaarddemo versus maatwerkdemo
Neemt u als klant genoegen met een standaarddemonstratie of is een demo, afgestemd op uw eigen specifieke situatie, beter?
Voor een demonstratie die tot de definitieve keuze van een systeem moet leiden is een standaarddemo niet optimaal. Als u voorafgaand aan de demonstratie aan de leverancier projectvoorbeelden uit uw eigen praktijk voorlegt, kan deze hier rekening mee houden en de informatie alvast integreren in de demo. Voor u als toehoorder is het veel eenvoudiger om een demonstratie te volgen als de gebruikte data geen uitleg behoeft. Ook worden mogelijkheden en beperkingen van een applicatie sneller duidelijk als de demonstratie al veel gelijkenis vertoond met hoe de applicatie straks in de werkelijkheid gebruikt gaat worden.
Stuur voor een demo wat realistische projectvoorbeelden naar de leverancier. Denk aan een project met projectonderdelen en betrokken medewerkers, inclusief begrote uren, uurtarieven en de uiteindelijke factuur.