Bij het zoeken naar een nieuw urenregistratie- of projectbeheersysteem kijkt u uiteraard naar de functionaliteit die de applicatie biedt om het projectbeheer binnen uw organisatie te ondersteunen. Er zijn echter ook niet-functionele zaken van belang om het gebruik van een dergelijk systeem in uw organisatie tot een succes te maken.
Maatwerk
Ook als u een uitgebreid en flexibel systeem op het oog hebt kan het zijn dat u toch aanpassingen aan de applicatie wilt laten doen om de applicatie nog meer op de werkwijze van uw organisatie te laten aansluiten. Wat zijn dan de mogelijkheden tot het laten uitvoeren van maatwerk? Is het überhaupt mogelijk om maatwerk te laten doen? Wat zijn de kosten die daaraan verbonden zijn? Kan dergelijk maatwerk op korte termijn gerealiseerd worden? En hoe wordt er met dit maatwerk omgegaan bij het uitleveren van nieuwe versies van de applicatie?
Veiligheid
Hoe is de hosting van de applicatie geregeld? Gebeurt dit in Nederland of over de grens? En wordt het gehost door een Nederlands bedrijf waarmee de data en privacyregels beschermd worden door Nederlandse wetgeving? Hosting in Nederland door bijvoorbeeld een Amerikaans bedrijf of een dochteronderneming van een Amerikaans bedrijf houdt automatisch in dat de data valt onder Amerikaanse regels.
Wat is de gegarandeerde uptime van de applicatie?
Hoe staat het met de veiligheid van de opgebouwde data? Wordt de applicatie regelmatig getest of deze bestand is tegen aanvallen van hackers? Wie hebben er allemaal toegang tot de gegevens op de server?
Hoe vaak wordt er een back-up gemaakt van de opgebouwde data? Hoe lang worden deze back-ups bewaard?
Bereikbaarheid
Ook de bereikbaarheid van de applicatie is een belangrijke factor. Veel moderne systemen zijn webapplicaties waarvoor een gebruiker alleen een webbrowser nodig heeft. Kan de applicatie benaderd worden met elke moderne browser? Kan de applicatie gebruikt worden zonder het downloaden en installeren van browser-plug-ins of -extensies? Is er een mobiele versie van de applicatie voor een smartphone? En is er ook rekening gehouden met een goede werking op een tablet?
Continuïteit
Als u gekozen heeft voor een systeem en de implementatie is gebeurd, wilt u zeker weten dat u ook in de toekomst van het systeem gebruik kunt blijven maken. Als het systeem draait op een eigen server heeft u dit voor een groot deel zelf in de hand. Als u de applicatie huurt als cloud-oplossing heeft u hier minder grip op.
Wat is de track-record van het bedrijf waar u mee in zee gaat? Hoe lang bestaan ze al? Is de applicatie die u op het oog heeft de corebusiness van de leverancier? Hoe groot is hun huidige klantenbestand? Hebben ze heldere plannen voor het verder ontwikkelen van de applicatie? Antwoorden op deze vragen kunnen samen een goede indruk geven van risico’s rond de continuïteit van een product.
Wat gebeurt er als, ondanks de goede wil van de leverancier, deze failliet raakt? Kunt u dan nog bij uw gegevens? Draait de applicatie nog gewoon verder? Hoe is geregeld dat het wegvallen van de leverancier niet direct betekent dat ook de afgenomen SaaS-dienst wegvalt? Kan een schuldeiser servers in beslag laten nemen? Wat is de exit-strategie in dergelijk geval.
Als u op een gegeven moment niet langer tevreden bent met een applicatie en u wilt met een andere leverancier in zee, wat zijn dan de mogelijkheden? Hoe krijgt u toegang tot de opgebouwde gegevens? Kunt u deze data eenvoudig meeverhuizen naar een volgende applicatie? Kunt u deze zelf exporteren of is hier de hulp van de huidige leverancier voor nodig?
Niet functionele zaken