In de vorige pilotstap is de applicatie getest vanuit het perspectief van de verschillende gebruikersgroepen. Dit is bij voorkeur gedaan aan de hand van realistische gegevens en ook met realistische hoeveelheden van deze gegevens. Kortom, het is tijd om met de applicatie “live te gaan”.
Een goede applicatie is uitgerust met een goede gebruikershandleiding, maar hoe de applicatie specifiek in uw organisatie ingezet gaat worden is niet in een dergelijke standaardhandleiding te lezen.
Instructie van gebruikers
Handleiding
Zorg dat er voor de verschillende gebruikersgroepen een korte handleiding beschikbaar is waarin duidelijk staat hoe de gebruikers binnen deze groep de applicatie moeten gebruiken. Ook de pilotfase is ideaal om de testers uit de verschillende gebruikersgroepen een korte handleiding te laten maken voor hun collega’s.
Schermafdrukken
Schermafdrukken maken een handleiding eenvoudiger te begrijpen en plezieriger om te lezen. Dergelijke schermafdrukken gecombineerd met een helder projectvoorbeeld maken lange verklarende teksten vaak overbodig.
Eigen help
Een goede applicatie is zodanig in te richten dat het uw eigen werkproces optimaal ondersteunt. Door middel van autorisatie is in te stellen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot welke schermen. Door middel van rolfiltering is in te stellen welke medewerkers toegang hebben tot welke gegevens in het systeem. En door middel van eigen kenmerken kan de applicatie daar waar nodig is, worden uitgebreid met velden die specifiek voor uw organisatie van belang zijn. Wellicht is er zelfs nog maatwerk uitgevoerd om de applicatie als een maatpak op uw werkprocessen te laten aansluiten. Een standaard helptekst die de werking van de applicatie beschrijft is dan onvoldoende omdat deze geen rekening heeft gehouden met de aanpassingen die op uw organisatie zijn uitgevoerd.
Zorg er voor dat er op maat gemaakte helptekst beschikbaar is voor de gebruiker. Idealiter wordt deze eigen help onderdeel van de applicatie zodat deze de juiste ondersteuning kan bieden op de juiste plekken in de applicatie. Is dit niet mogelijk, dan is een plek op internet of intranet een optie waardoor deze helpteksten altijd en overal te benaderen zijn.
Spreekuur
Alle gebruikers hebben als het goed is een korte instructie gekregen hoe de applicatie door hun gebruikt moet worden. Iedereen is in bezit van zijn inloggegevens en het is tijd om van start te gaan met het daadwerkelijk gebruik van de applicatie. Het is wellicht dan goed om de eerste dagen of weken een spreekuur te organiseren waar gebruikers met hun vragen, klachten en wensen terecht kunnen. Dan kunnen ze ook begeleid worden bij het gebruik van de applicatie.
Intern aanspreekpunt
Ook als er geen spreekuur georganiseerd wordt is het belangrijk dat er een intern aanspreekpunt is die vragen kan beantwoorden en die eventueel contact kan leggen met de leverancier. Laat niet iedere gebruiker zelf contact zoeken met de leverancier maar zorg voor een centraal aanspreekpunt. Deze persoon kan trends ontdekken in de vragen, klachten en wensen en kan daar vervolgens op inspelen. Deze centrale persoon kan ook onderscheid maken tussen vragen die voortvloeien uit de inrichting van de applicatie (bijvoorbeeld: op welk projectonderdeel moet ik deze uren schrijven) en vragen over de werking van de applicatie zelf (hoe kan ik zien hoeveel uren ik nog mag besteden aan dit projectonderdeel).
Weerstand
Als er voor het eerst uren geschreven moeten gaan worden in een organisatie kan dit op weerstand stuiten. Als de geschreven uren rechtstreeks leiden tot facturen die ervoor zorgen dat de lonen van de medewerkers betaald kunnen worden, is het nut van tijdschrijven evident. Als deze directe relatie tussen uren en facturen er niet is, kan urenregistratie soms als iets negatiefs worden gezien. Het kost veel tijd, het is lastig, het is een kwestie van wantrouwen en controle van bovenaf… Goede begeleiding in de beginfase is in dat geval belangrijk. De gebruiker heeft goede instructies gekregen. De gebruiker weet dat men klaar staat om zijn vragen te beantwoorden en de gebruiker zal merken dat urenregistratie in een goed ingericht systeem weinig moeite kost. Als het juiste systeem gekozen is zal de eindgebruiker voordeel hebben bij gebruik van de applicatie. Denk bijvoorbeeld aan het inzichtelijk maken van planning en nog beschikbare uren, en het in de gaten houden van deadlines.