De eerste stap die u als organisatie moet zetten als u op zoek gaat naar een nieuw projectbeheer- of urenregistratiesysteem is de inventarisatie van de eisen en wensen die u aan het nieuwe systeem stelt.
Het opstellen van een wensenlijst dwingt u om van tevoren goed na te denken over wat de behoeften zijn van de verschillende gebruikersgroepen binnen uw organisatie. Door deze wensenlijst in goed overleg met deze toekomstige gebruikers op te stellen, zorgt u er tevens voor dat deze gebruikers zich vanaf de start betrokken voelen bij het keuzeproces en zich straks sneller zullen thuis voelen in het nieuwe systeem.
Risico
Als u bij het samenstellen van de eisen- en wensenlijst té veel leunt op de input van de toekomstige gebruikers loopt u een belangrijk risico. Iedereen formuleert zijn wensen vanuit zijn eigen ervaringen en vanuit zijn eigen werkveld, maar wie houdt de grote lijnen in de gaten? En misschien nog wel belangrijker is de vraag: Weten we wat er allemaal mogelijk is? Weten we wel wat we echt willen?
“If I asked people what they wanted, they would have said faster horses”Henry Ford
Hoe voorkomt u dat een wensenlijst (of programma van eisen) niet meer wordt dan een beschrijving van wat de toekomstige gebruikers nu al tot hun beschikking hebben en graag willen behouden? Hoe zorgt u ervoor dat het nieuwe systeem het maximale rendement oplevert voor uw organisatie? Niet alleen voor de korte termijn maar ook in de toekomst.
Dit hoofdstuk helpt u bij het samenstellen van een eisen- en wensenlijst voor een urenregistratieapplicatie voor uw organisatie. We kijken in dit hoofdstuk ook of de zoekopdracht naar een nieuw urenregistratiesysteem wellicht uitgebreid moet worden naar een compleet projectbeheersysteem. Het uiteindelijke doel is dat de eisen- en wensenlijst waarmee u aan de slag gaat weerspiegelt wat het beste systeem is voor uw organisatie, nu en in komende jaren.
Prioriteit
Niet alle eisen en wensen die op de uiteindelijke lijst terechtkomen zullen even belangrijk zijn. Door middel van de MoSCoW-methode kunnen de eisen en wensen van een prioriteit worden voorzien.
Must-haves
Dit zijn eisen waaraan de applicatie zeker moet voldoen. Zonder deze functionaliteit is het systeem niet bruikbaar.
Should-haves
De eisen of wensen zijn zeer gewenst. De applicatie is echter wel te gebruiken zonder deze functionaliteit.
Could-haves
De functionaliteit zoals beschreven in deze wens is handig, maar als deze ontbreekt is het geen groot probleem.
Would-haves (of won’t-haves)
Deze functionaliteit is op dit moment niet belangrijk maar zou in de toekomst interessant kunnen zijn.