Urenregistratie is geen leuke klus. Het direct invoeren van het aantal gewerkte uren bij het juiste project is vele malen sneller dan het eerst kiezen van een klant, een project, een activiteit, een begindatum, een begintijd, een eindtijd en vervolgens een omschrijving. Hoe eenvoudiger het registreren van de uren is, hoe minder moeite het een medewerker kost om zijn uren op tijd en zonder fouten aan te leveren en dat komt de kwaliteit van de ingewonnen informatie ten goede!
De medewerkers in een organisatie moeten hun uren registreren, maar hoe gaat dat registreren nu precies in zijn werk?
Totaal aantal uren invoeren of begin- en eindtijd
Voldoet het om per project per activiteit per dag het totaal van de gewerkte uren te registreren? Of is het van belang om tevens de begin- en eindtijd van een activiteit te registreren? Als de begin- en eindtijd van de werkzaamheden verder niet gebruikt worden, is het een verspilling van tijd om deze gegevens wel vast te leggen.
Invoeren met een timer
Gaan uw medewerkers de gewerkte uren met de hand invoeren of is het door de aard van de werkzaamheden in uw organisatie handiger om een timer of stopwatch te gebruiken voor het registreren van de uren? Als medewerkers gedurende een dag aan veel verschillende projecten werken, of als ook kleine gewerkte tijdseenheden secuur geregistreerd moeten worden, kan urenregistratie middels het starten en stoppen van een timer een goede oplossing zijn.
Automatisch registeren
Het is zelfs mogelijk om tools te gebruiken die automatisch bijhouden aan welke documenten wordt gewerkt door een medewerker en op basis daarvan automatisch de gewerkte uren aan de juiste projecten te koppelen.
Ook zijn er apps beschikbaar voor een smartphone die op basis van de locatie waar de medewerker zich bevindt de urenregistratie automatisch invoert op de juiste projecten.
Selectie van projecten en projectonderdelen vooraf
Een ander belangrijke vraag is of een medewerker in het urenregistratiescherm zelf een keuze moet maken uit alle lopende projecten en activiteiten die binnen de organisatie lopen, of dat hij in zijn urenregistratiescherm alleen geconfronteerd wordt met de projecten en projectonderdelen waaraan hij is gekoppeld? Het beperken van de projecten en projectonderdelen vooraf betekent over het algemeen dat het registreren eenvoudiger is voor de eindgebruiker en dat er minder fouten worden gemaakt. Aan de beheerderskant betekent dit natuurlijk extra werk bij het invoeren van nieuwe projecten.
Urenregistratie wensen/eisen
Urenregistratie is geen leuke klus. Het direct invoeren van het aantal gewerkte uren bij het juiste project is vele malen sneller dan het eerst kiezen van een klant, een project, een activiteit, een begindatum, een begintijd, een eindtijd en vervolgens een omschrijving. Hoe eenvoudiger het registreren van de uren is, hoe minder moeite het een medewerker kost om zijn uren op tijd en zonder fouten aan te leveren en dat komt de kwaliteit van de ingewonnen informatie ten goede!