Functieautorisatie
Niet iedere gebruiker van een projectbeheersysteem heeft dezelfde functionaliteit nodig voor het uitvoeren van zijn of haar werkzaamheden, als een ander. Door middel van autorisatie kan ervoor gezorgd worden dat bepaalde groepen medewerkers meer of minder functionaliteit tot hun beschikking hebben dan andere groepen. Bij voorkeur beschikt een systeem over de mogelijkheid om zelf dergelijke gebruikersgroepen aan te maken en vervolgens per groep aan te geven welke functionaliteit de leden daarvan tot hun beschikking krijgen.
Gegevensautorisatie
Daarnaast is het vaak ook van belang om binnen bepaalde overzichten, rapporten en beheerschermen filters toe te passen op de gegevens die de ingelogde persoon te zien krijgt. Een projectleider hoeft vaak alleen gegevens van zijn eigen projecten te kunnen inzien of beheren. Een manager wil wellicht alleen de gegevens van de medewerkers van zijn eigen afdeling kunnen inzien en beheren. Het management daarentegen heeft hoogstwaarschijnlijk behoefte aan inzicht in de gegevens van alle projecten en alle medewerkers. Een medewerker die alleen zijn gewerkte uren moet registreren hoeft in de applicatie ook vaak alleen maar zijn eigen gegevens in te zien.
Autorisatie wensen/eisen